Verwaltungsprozesse, die auditierbar bleiben

Im Großprojekt ePM.SAX (Elektronisches Personalmanagement Sachsen) gab es bislang keine digitale Abbildung von Bewerbungsprozessen in der sächsischen Landesverwaltung. Das Bewerbungsverfahren ist ein komplexer Prozess, der in den einzelnen Behörden zudem unterschiedlich ablief – die zentrale Aufgabe war, die heterogenen Ist-Prozesse in standardisierte Soll-Prozesse zu übersetzen und dabei alle Akteure einzubinden: Personalreferat, Fachreferate und Interessenvertretungen aller Pilotbehörden.

Seit 2023 entwickelt der Freistaat das Bewerbermanagementsystem (BMS) als Teilprojekt von ePM.SAX – agil nach Scrum und mit dem Low-Code-Ansatz von Pega. Die Umsetzung erfolgte gemeinsam durch Greenfield und T-Systems; Pega stellt die Plattform bereit. In einem strukturierten Vorgehen wurden zunächst die Ist-Prozesse in Stakeholder-Interviews und Workshops aufgenommen, daraus mit Ressortvertretern Musterprozesse definiert (Standard-Bewerbung sowie Bewerbung für den höheren Dienst) und schließlich die Soll-Prozesse im Scrum-Team gemeinsam mit vier Pilotbehörden entwickelt.

Die Umsetzung erfolgt in mehreren Releases: Hauptprozess (RLS 1), Ausweitung auf nachgeordnete Behörden (RLS 2) sowie stetige Weiterentwicklung (RLS 3 ff.) mit Ausbau des Berichtswesens und Kopplung zur Bundesagentur für Arbeit. Leitprinzip war, früh nutzbare Ergebnisse zu liefern und die Nutzer von Anfang an einzubinden. Über die Anwendung wickeln die Behörden sämtliche Schritte digital ab – von der Stellenausschreibung über die Bewerberprüfung und -bewertung bis zur Planung der Vorstellungsgespräche und der Einstellung.

Ein landesweites Low-Code-Vorhaben drohte in Einzellösungen je Behörde zu zerfallen, statt einmal entwickelte Komponenten systematisch wiederzuverwenden.

Ein klar definiertes Low-Code-Vorgehen auf Pega-Basis mit Governance-Strukturen und zentraler Übersicht wiederverwendbarer Komponenten – von der Planungsphase bis zur nachhaltigen Umsetzung, etabliert als zentraler Ansprechpartner für Low-Code-Themen.

Im Frühjahr 2020 musste der Bund innerhalb kürzester Zeit ein digitales Antrags- und Bewilligungsverfahren für Unternehmen in der Corona-Krise bereitstellen – bundesweit, unter hohem politischem Zeitdruck und mit fortlaufend neuen Programmen und länderspezifischen Sonderregelungen.

Auf Basis der Pega-Plattform entstand ein durchgängig digitalisierter Gesamtprozess – vom Antrag über die Bewilligung bis zur Auszahlung. Statt 16 getrennter Landeslösungen trägt eine gemeinsame Kernarchitektur alle Programme: Jedes Bundesland betreibt seine eigenen Fachverfahren und Prüfprozesse als eigenen Layer auf einem gemeinsamen Fundament. So ließen sich Landesprogramme mit eigenen Sonderregelungen innerhalb weniger Wochen aufsetzen, weil der Kern bereits stand und trug.

Als spezialisierter Pega-Partner war Greenfield als Subunternehmer an Entwicklung und Umsetzung beteiligt – mit fachlicher Pega-Beratung, der Leitung von Business-Architektur- und Entwicklungsteams sowie dem Aufbau der Betrugserkennung und einer möglichst hohen Dunkelverarbeitung. Generalunternehmer war die ]init[ AG im Auftrag des Bundes.