Digitalisierung in der Verwaltung: Erfolgreicher Hackathon mit dem Ministerium der Finanzen in NRW
Die öffentliche Verwaltung befindet sich auch in Nordrhein-Westfalen im Umbruch: Die Digitalisierung bietet viele geeignete Lösungen, um Prozesse effizienter, flexibler und benutzerfreundlicher zu gestalten. Um diese Transformation aktiv mitzugestalten, organisierte das Ministerium der Finanzen kürzlich einen Hackathon, bei dem unser Greenfield-Team zusammen mit Materna, das Potenzial von Low-Code Technologien und insbesondere Pega-Lösungen für die moderne Verwaltung präsentieren konnte. Vier Wochen lang arbeiteten wir in enger Abstimmung mit Mitarbeitenden des Ministeriums, um praxisnahe Prototypen zu entwickeln. Die interessanten Erkenntnisse und die positive Resonanz aller Beteiligten lassen auf eine zukunftsweisende, nutzerorientierte Verwaltung hoffen!
Greenfield CEO Nelli Enns war mit vor Ort: „Der Hackathon hat eindrucksvoll gezeigt, wie innovative Technologien und engagierte Zusammenarbeit die öffentliche Verwaltung grundlegend modernisieren können. Unser Ziel ist es, den Behörden die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie brauchen, um effizienter und bürgernäher zu agieren.“
Der Bedarf an einer modernen Verwaltung
Zentrale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung sind oft komplex und mit aufwendigen, manuellen Aufgaben verbunden. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen, sondern beansprucht auch die Ressourcen der Mitarbeitenden erheblich. Der Hackathon zielte darauf ab, in Zusammenarbeit mit Beschäftigten des Ministeriums innovative Low-Code-Lösungen zu entwickeln, die solche Prozesse erleichtern und den Weg zu einer modernen, digitalen Verwaltung zu unterstützen.
Zwei exemplarische Verwaltungsprozesse wurden als Prototypen für den Hackathon ausgewählt. Beide Anwendungen demonstrierten, wie Low-Code und Pega Effizienzen steigern, Redundanzen reduzieren und Mitarbeitende entlasten können. Hierbei stand nicht nur die technische Lösung im Vordergrund, sondern auch die unmittelbare Einbindung der späteren Anwender, um die tatsächlichen Bedürfnisse und Erwartungen zu berücksichtigen. Das stärkte das Verständnis für digitale Lösungen und sorgte für Begeisterung unter den Teilnehmenden. Mehr dazu weiter unten!
Schnelligkeit und Agilität: Pega-Software im Praxiseinsatz
Einer der größten Vorteile der Pega-Plattform ist die Möglichkeit, Anwendungen in kürzester Zeit zu erstellen und anzupassen. Dies wurde im Hackathon eindrucksvoll demonstriert: Innerhalb weniger Tage entstanden Prototypen, die komplexe Aufgaben vereinfachten und die Teilnehmer dazu inspirierten, die Potenziale einer digitalisierten Verwaltung weiterzudenken. Im Laufe des Hackathons entwickelte das Hackathon-Team eine Lösung, die manuelle, zeitintensive Tätigkeiten automatisiert. Die beteiligten Beschäftigten erlebten, wie Aufgaben automatisiert an die zuständigen Rollen zugewiesen und Daten ohne Redundanzen gepflegt werden konnten. Diese Automatisierung befreit die Mitarbeitenden von Routineaufgaben und ermöglicht es ihnen, sich verstärkt auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Ein zentraler Aspekt der Prototypen war auch die benutzerfreundliche Gestaltung, die die von uns implementierte Pega-Software ermöglicht.
Gerlinde van Holt, Projektleiterin des Ministeriums der Finanzen NRW, sagte zum Hackathon: „Mit dem Hackathon wurde Beschäftigten aus allen Abteilungen unseres Hauses die Möglichkeit gegeben, aktiv im Rahmen einer agilen Vorgehensweise an der Entstehung einer Low-Code-Anwendung mitzuwirken. Alle, die sich auf die Reise eingelassen haben, waren mit vollem Eifer und Begeisterung dabei!“
Fokus auf nutzerorientierten Lösungen
Die Zusammenarbeit im Hackathon zeigte auch, wie wichtig es ist, die Nutzerbedürfnisse von Anfang an in die Entwicklung einzubinden. Die Rückmeldungen der späteren Anwenderinnen und Anwender waren durchweg positiv und hoben den Nutzen der Prototypen hervor. Es wurde insbesondere geschätzt, dass unsere Pega-Lösung wiederholende Schritte im Prozessfluss vollständig automatisierte und eine durchgängige Statusverfolgung ermöglichte. Die Teilnehmenden sahen die Zeitersparnis und die erhöhte Effizienz als entscheidende Vorteile, um ihre täglichen Aufgaben besser bewältigen zu können.
Eine wichtige Erkenntnis war auch der Mehrwert eines zentralen Überblicks über Aufgaben und Anfragen, der in den Prototypen integriert wurde. Die Möglichkeit, alle Daten strukturiert und zentral zu verwalten, fand großen Anklang und zeigte auf, wie sich die Verwaltung durch digitale Unterstützung effizienter organisieren kann.
„Die Kolleginnen und Kollegen von Greenfield und Materna haben zu jeder Zeit verstanden, die Wünsche und Ideen aufzunehmen und in die Technik umzusetzen. In den 3 Terminen, in denen die Grundlagen für die Entwicklung gemeinsam erarbeitet wurden, herrschte ein offenes und positives Klima, bei dem sich alle mitgenommen fühlten.“
– Gerlinde van Holt, Projektleiterin des Ministeriums der Finanzen NRW
Nachhaltige digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung
Der Hackathon hat einmal mehr verdeutlicht, dass die Digitalisierung der Verwaltung weit mehr ist als der bloße Einsatz neuer Technologien. Es geht darum, Prozesse auch wirklich nachhaltig zu verbessern und den Menschen hinter den Aufgaben echte Unterstützung zu bieten. Eine nutzerorientierte Digitalisierung, die die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt, kann Arbeitsabläufe effizienter gestalten und die Qualität der Verwaltung nachhaltig verbessern. Low-Code bietet eine flexible, anpassbare Lösung, die rasch auf spezifische Anforderungen zugeschnitten werden kann. Dies macht die Technologie ideal für den öffentlichen Sektor, wo jede Verwaltung mit unterschiedlichen Prozessen und Herausforderungen konfrontiert ist. Die Kombination aus Agilität und Flexibilität, die Pega bietet, ermöglicht es, maßgeschneiderte Anwendungen zu entwickeln, die sowohl die Effizienz steigern als auch die Zufriedenheit der Anwender fördern.
Low Code als Schlüssel zur modernen Verwaltung
Der Hackathon war ein herausragendes Beispiel dafür, wie Low-Code-Plattformen die Transformation des öffentlichen Sektors unterstützen können. Er hat den Teilnehmenden nicht nur die Möglichkeiten der Technologie gezeigt, sondern auch verdeutlicht, wie durch eine enge Zusammenarbeit und ein agiles Vorgehen nutzerfreundliche Lösungen entstehen können, die die Arbeit in der Verwaltung erleichtern. Die Begeisterung und das Engagement der Beteiligten sind ein starkes Zeichen dafür, dass der Weg für eine zukunftsorientierte Digitalisierung in der Verwaltung geebnet ist.
Patrick Förster, Lead Business Architect bei Greenfield, bedankt sich beim gesamten Team des Ministeriums: „Ein großes Dankeschön gilt dem Ministerium der Finanzen für die exzellente Zusammenarbeit und das Vertrauen in unsere Ideen. Der Hackathon hat einmal mehr verdeutlicht, wie Low Code und Pega die Zukunft der Verwaltung gestalten können – flexibel, effizient und passgenau für die Herausforderungen des öffentlichen Sektors.“
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